Napomena za uslugu: primjer. Upućivanje dopisa

Na internim dokumentima organizacije, mnogizaposlenici znaju samo po sebi - memorandumi su zbunjeni s uslugama i pogrešno se sastavljaju. To krši osnovnu funkciju takvih dokumenata - službenu komunikaciju unutar tima, što dovodi do nemogućnosti koordiniranog rada. Zato je pitanje izrade zapisa, njegovih razlika i sličnosti s ostatkom radova, specifikacija pisanja hitna.

terminologija

Servisna napomena je sredstvo komunikacije izmeđudužnosnici, strukturne podjele. Ponekad se definira kao dokument o izvedbi nekog zadatka / rada, iako može imati drugačiji karakter. Uzorci koji će se raspravljati u ovom članku samo odražavaju mogući sadržaj dopisa.

Službeno, klasifikator upravljanjadokumenti ne sadrže podatke o takvom papiru kao bilješku. Primjer toga kako napisati nije predviđen, ali to ne dovodi u pitanje činjenicu da je takav dokument široko rasprostranjen u sferi radne snage iz više razloga.

Razlozi za upotrebu

Poziv je poznat kao često korištenprateći dokument. Odgovornost je osigurati komunikaciju između elemenata radnog sustava, odnosno zaposlenika. Zašto je takav dokument toliko popularan? Mnogi radni trenuci mogu i trebaju biti riješeni bez intervencije vodećih položaja - to dokazuje autonomiju i učinkovitost odjela autonomno i kao sustav u cjelini.

Značajke

Razlika od gore navedenog memorandumaje da ovo potonje podrazumijeva žalbu višim dužnosnicima, a dopis, čiji primjer se razmatra u nastavku, čini vezu na horizontalnoj razini. To može biti poziv administratoru drugog odjela ili voditelju druge jedinice. U bilo kojem od slučajeva, dok navedene osobe imaju ekvivalentne postove, može se govoriti o dopisu. Kada postoji nejednakost, treba se sastaviti dopis. Neki od ovdje predstavljenih primjera mogu biti dvosmisljivi, a razlozi za to bit će razmotreni kasnije.

Opseg primjene usluga

Obično su napisani zapisipružanje: informacije, ekonomske, logističke ili organizacijske. Često bilješka može sadržavati zahtjev ili prijedlog. Svaki od strukturnih elemenata obično je jedna od prioritetnih tema i korelira s područjem u kojem djeluje sam element.

registracija

Pisanje dopisa je istokao oblik izvješća. Posljedično, samo se sadržaj mijenja. Prijavu dopisa upravlja GOST. To vam omogućuje da zadržite jedinstvo dizajna svih upravljačkih dokumenata.

Primjer kako napisati servisnu bilješku:

Odjel informacijske tehnologije (na vrhu stranice, s lijeve strane)

Voditelj službe sigurnosti (iznad desne strane) R. Lyubchenko

NAPOMENA SERVISA

15.09.2014. № 11

U petak 17. 09. 2015. bit će zamijenjena materijalna i tehnička baza. U tom smislu, molim Vas da svoj rad obavite sljedećim zaposlenicima organizacije izvanrednog stanja "AMIR":

1. Andenko Sergej Gennadievich.
2. Mishkov Lev Georgievich.

Voditelj odjela (na lijevoj strani) _spis_ Antipov RD (na desnoj strani)

Prijavljivanje dopisa sugerira tipičan format listova - A4.

prednosti

U biti, analogni govornu poruku, dopis ima nekoliko prednosti u odnosu na uobičajenu radnu komunikaciju:

• zadržavanje u pisanom obliku;
• službena dokumentacija;
• pogodnost u slučaju prijenosa složenih informacija;
• mogućnost prijenosa jedne poruke na više osoba odjednom.

Logičke posljedice su:

• mogućnost potvrditi / odbiti neku izjavu;
• jasnu izjavu zadatka i njezinu jasnu provedbu;
• pravodobnost provedbe;
• učinkovitost rada.

karakter

Pisanje dopisa može biti sljedeće:

• informativne (poruke, obavijesti, upute itd.);
• inicijativa (zahtjev);
• izvješćivanja.

Uredska bilješka, čiji je primjer biogore navedeno, informativno je u prirodi, budući da voditelj jednog odjela obavještava drugu o nadolazećem radu, dodatno daje jednostavnu uputu o tome što mora učiniti.

Posljednje dvije točke često su rame uz rame: izvješće je odgovor na inicijativu (zahtjev).

struktura

Razmislite o tome kako napisati dopis na temelju gornjeg primjera. Dakle, ovaj dokument mora sadržavati:

• potreba primatelja (u ovom slučaju, ulogu je izvršio šef sigurnosti);
• naziv dokumenta (odgovarajući natpis neposredno prije teksta);
• datum dokumenta;
• tekst;
• rekviziti i potpis primatelja (voditelj odjela za informiranje).

Tekst, zauzvrat, također se može distribuirati na strukturu. Istina, puno više uvjetno:

1. Prvi dio definira osnovu i motiv pisanja. Zabilješka, čiji je uzorak prikazan gore, objašnjava zahtjev u prvoj rečenici.
2. Drugi dio prikazuje bit: u primjeru ide iza riječi "u komunikaciji ...".
3. Treći dio je konačan. Može sadržavati izjavu o činjenicama, prijedlogu ili zahtjevu.

Uredska bilješka, primjer nam pomažerazumjeti pravila registracije, kombinira drugi i treći dio u jednu. Razdvajanje postaje vidljivije u složenim uredskim bilješkama. Treći dio nužno se pojavljuje u odgovornim dokumentima.

stilizovanje

Iako je za ovaj rad dopušten besplatni papir,kao i za sve ostale dokumente upravljanja, kako biste znali napisati uredski memorandum, morate slobodno izraziti svoje misli u poslovnom stilu, jer je on taj koji je naviknut sastaviti bilo koju dokumentaciju.

vrste

Uslužni programi nemaju jasnu klasifikaciju, ali istovremeno mogu biti podijeljeni u vrste.

Na primjer, tu je dopis:

• o promociji;
• za kupnju;
• o otpisu, itd.

Svaki tip ima vlastitu specifikaciju pravopisa. Za bolje razumijevanje načina pisanja podsjetnika, dat će se i primjeri.

U usponu

Napomena za povećanje plaćaTo može biti potrebno za zaposlenike koji vjeruju da primaju nedovoljnu novčanu naknadu za svoj rad. Logično je da će se prije svega obratiti šefu - oni će napisati dopis.

Zapis ove vrste piše glavazaposlenik odjela obratio se voditelju uprave. Ponekad je to i odjel za osoblje. Zatim, u početku, mi smo se govori o komunikaciji odjel zaposlenika koji želi dobiti veću plaću, a osoblje odjel. Razlozi za povećanje plaća (promjene u opsegu rada, kvalifikacije zaposlenika itd.) Nužno uključuju i dopis.

Uzorak je prikazan u nastavku.

Odjel za materijalno računovodstvo

Generalni direktor JP Agro Darin Aninnikov G. L.

NAPOMENA SERVISA

09/04/2013 № 45

St. Petersburg

O povećanju plaća G. G. Furmanets

Galina Furmanets radi u izvanrednom stanju "AgroDarina ”od 4. ožujka 2011. kao vodeći stručnjak Odjela za računovodstvo materijalnih resursa. Kvalificirana je majstorica, pokazuje visoku produktivnost rada, pravovremenu, obveznu i izvršnu. Tijekom rada nije primljena niti jedna disciplinska mjera. U vezi s gore navedenim, tražim od vas da povećate plaću Galine Viktorovne Furmanets s 23.000 rubalja na 25.000 rubalja.

Voditelj odjela za računovodstvo materijalnih sredstava_ potpis_Galkin S.A.

Podizanje ne znači samo povećanje plaća, već može značiti i prelazak na višu poziciju. Promotivni dopis također piše voditelj odjela.

Ovo je važna napomena: ista bilješka uredu redatelju, to jest, poruka od podređenog šefu se smatra predavanjem.

Voditelj odjela može preporučiti podređenog za promociju na temelju:

• povećanje njegove kvalifikacije;
• stjecanje visokog obrazovanja (prvi / drugi);
• radni staž i radno iskustvo;
• za izvanrednu uslugu.

Razlozi se moraju navesti izravno u dopisu. Na primjer, sljedeće.

Odjel za logistiku

Ravnatelj PP "Netfliks" Lyashenko S. Yu.

NAPOMENA SERVISA

19. veljače 2001. broj 15

Moskva

O promociji Belousove Yu.O.

Belousova Julia Olegovna radi u PP “Netfliks”od 7. siječnja 1999. na mjestu administratora odjela logistike. Ona je kvalificirani stručnjak. Zaposlenik je izvršni i odgovoran, odlikuje se visokim performansama i izdržljivosti u stresnim situacijama. 15. veljače 2001. godine magistrirala je računovodstvo i reviziju. U vezi s tim, preporučujem Belousovu Juliju Olegovnu da bude promaknut na mjesto višeg administratora.

Voditelj odjela za materijal i tehničku podršku_podpis__Elchaninov P. L.

Za kupnju

Pod stjecanjem podrazumijeva popravak ili zamjenu bilo koje opreme. Memorandum o kupnji piše odjel, koji treba ažurirati materijalnu i tehničku bazu.

Memorandum, čiji je uzorak prikazan u nastavku, sastavljen je za kupnju računala.

Odjel za ljudske resurse

Voditelj Odjela za informatiku za OOO Epam Penkov D.

NAPOMENA SERVISA

12.11.2009. № 4

Kharkov

O popravljanju (zamjeni) računala

Obavještavam da se od 6. studenog 2009. Tatyana Mashkina, zaposlena u odjelu za osoblje, viši administrator, redovito ruši na svom osobnom računalu.

U vezi s gore navedenim razlogom, molimo Vas da popravite ili zamijenite ovo računalo što je prije moguće.

Voditelj odjela za kadrove _podpis__ Chishenko V.T.

odmor

Bilješka o dopisu ostavlja ovdje ne značiosjećaj umirovljenja i pozivanje zaposlenika s odmora napiše voditelj odjela u kojem je naveden odgovarajući zaposlenik. U njemu je naveden razlog pregleda. Dokument se podnosi čelniku tvrtke / organizacije, a on, pak, mora napisati odgovor - pristanak ili odbijanje.

Slijedi primjer takvog podsjetnika zajedno s odgovorom.

Ne smeta

Kadrovski odjel za pripremu potrebnih dokumenata__Sergeev 21.03.2014

Ravnatelj privatnog poduzeća “Aukro” V. P. Sergeev

NAPOMENA SERVISA

21.03.2014. № 1

S obzirom na bolest viši računovođa odjela za računovodstvo i reviziju Morozova Tatyana Viktorovna, ja sam podnošenje prijedloga za poziv računovođe Matveychuk Pavel Sergeyevna iz odmora od 22.03.2014

Voditelj odjela za računovodstvo i reviziju ___ Marinina R.

Treba napomenuti da uz pisanje i primanjeOdluka o dopisu je potrebna za dobivanje suglasnosti zaposlenika da se povuče s odmora. To također mora biti službeno dokumentirano. Stoga je dopis samo prva faza ovog procesa.

O bonusima

Dodjela dopisa je napisana kadašef želi potaknuti zaposlenika na produktivan rad. S točke gledišta zaposlenika, proces bonusa je jednostavan, za šefa, isti, pogotovo ako organizacija nema odredbu za bonuse i preferira raditi bez njega, postaje puno napornija. No, jedna od faza ovog procesa u svakom slučaju će biti pisanje dopisa.

Prvo morate proučiti specifikacijupoduzeća u tom pogledu - svaka tvrtka ima vlastite bonuse uvjete. To se može navesti u slučajevima kada zaposlenik ne može biti nagrađen (disciplinske sankcije, administrativni prekršaji, itd.), Izvori bonusa i slično. Nakon pažljivog proučavanja, možete nastaviti s pisanjem.

Bonus trebanužno sadrže razloge zbog kojih voditelj odjela vjeruje da bi se zaposlenik trebao poticati. Ako klauzula o nagrađivanju ima jasne klauzule u kojima se navodi koja je nagrada vrijedna, proces je mnogo jednostavniji. Načelnik može samo obavijestiti ravnatelja o provedbi takvih i takvih točaka. Onda je ovo obavijest. U drugom slučaju, voditelj odjela nudi samo nagradu za zaposlenika i on sam određuje iznos bonusa - opet, uzimajući u obzir sustav materijalnih poticaja organizacije.

Zanimljivo, servisne bilješke o bonusimačesto se pripisuju izvješću - jer su napisane u ime višeg ranga. Slična dilema proizlazi iz bilješki o opozivu s odmora, o promociji itd.

Za otpisivanje

Napomene o korištenju materijala za otpisivanje materijalaako je imovina oštećena ili je materijalna i tehnička baza zastarjela. Ova vrsta dokumenta usko je povezana s bilješkama o nabavi i slična je u specifikaciji: na primjer, voditelj odjela piše sličnu bilješku odjelu koji radi s oštećenom imovinom (kao na primjeru računala: poruka je poslana odjelu za informiranje).

U nastavku je primjer takvog podsjetnika.

Odjel za informacijsku tehnologiju

Voditelj Odjela za kontrolu i reviziju Troyande doo Suhorukov D.D.

NAPOMENA SERVISA

22.01.2006. Br

Kijev

O otpisu računala

Obavijestite to trenutnoelektroničko računalo, koje je u vlasništvu odjela za informacijsku tehnologiju, zastarjelo je i nije u stanju izračunati kapacitete dovoljne za punu radnu sposobnost ovog odjela.

U vezi s gore navedenim razlogom, od vas tražim da otpisate gore navedenu imovinu kao zastarjelu i obavijestite odjel nabave o potrebi nadopunjavanja materijalne i tehničke osnove.

Šef odjela za informacijsku tehnologiju _podpis__V

Odvajanje podsjetnika po vrsti

Svi gore navedeni primjeri mogu se podijeliti u dvije vrste:

• dopis o zaposleniku, ravnatelju;
• dopis bilo kojem odjelu.

Koja je dilema prva točkaveć spomenuto u ovom članku. Unatoč činjenici da postoji mnogo informacija kako pisati službenu bilješku redatelju, kao i primjere i primjere pisanja, u biti, to nije sasvim točno. Takvo načelo može djelovati samo u korporativnim organizacijama, gdje su svi odjeli jednaki, ali nema glavnog nadređenog. Tada pisanje bilježaka između odjela automatski postaje službeno, a ne izvješće. U svim drugim slučajevima, snažno se preporučuje korištenje naziva dokumenta "Memorandum" prilikom pisanja bilješki o opozivu zaposlenika s odmora, na njegovoj nagradi, otpuštanju, napredovanju Ostali zahtjevi pisanja ostaju isti.

Svi postovi odnose se na dopise.ostalo su primjeri otpisa, akvizicija, itd. Oni daju točniju predodžbu o prirodi podsjetnika: komunikacija između ekvivalentnih odjela, koja ne zahtijeva intervenciju uprave.

skladištenje

Zabilješke izravno vezane uz pojedine zaposlenike pohranjuju se u njihove osobne datoteke. Sve ostalo šalje se u arhivu tvrtke.

Izvornici dopisa mogu biti potrebni pri provjeri organizacije od strane viših tijela vlasti: one pružaju detaljne informacije o unutarnjim aktivnostima tvrtke, interakciji strukturnih elemenata.

Također, dopisi, kao službeni dokumenti, mogu biti dokaz ili pobijanje u postupku.

Poput ostalih popratnih dokumenata, dopisi se mogu smatrati nadopunom vanjske dokumentacije tvrtke.

Česta uporaba dopisa služi kao kriterij za procjenu općeg raspoloženja tvrtke i njezinih zaposlenika za sociologe, trgovce i psihologe koji rade u organizaciji osoblja.

Pola posla, pola slobodnog stilaizrada dopisa jasno odražava situacijske odnose unutar radnog tima. Dokumentacija nije posebno zanimljiva između odjela, nego između pojedinih zaposlenika odjela - manje je uobičajena i stoga vizualnija.