Što je elektronički uredski posao?
Ono što je bilo prije 10 godina činilo se iznimkom od pravila, danas postaje norma. To se odnosi na toliko mnogo područja ljudskog života, osobito poslovne sfere.
Uostalom, bez obzira koliko napredovalo napredovanje,dokumenti su bili i ostaju vrlo važni, možda i najvažniji dio gospodarskih i komercijalnih aktivnosti, kako velikog poduzeća tako i privatnog poduzetnika, bez čak i unajmljenih radnika. - pojam koji se sve više koristi u svim područjima djelatnosti i nitko se ne iznenađuje.
Zašto? Budući da dokumenti doslovno korak po korak bilježe cijeli proces aktivnosti, cjelokupnu količinu informacija potrebnih za učinkovit rad.
Rad s dokumentima, posebice s velikim količinama, odavno je postao nekakav kamen spoticanja i izgovor za šale, i vesele i ne tako.
Gubitak dokumenata, štucanje i pogreške u njihovudizajn je postao vrsta tužne tradicije. Kako bi se što prije izbjegli gore navedeni problemi i ubrzao proces formiranja dokumenata, većina velikih i srednjih poduzeća nedavno se aktivno preselila u elektroničko upravljanje dokumentima i upravljanje elektronskim zapisima u cjelini.
Ove dvije pojmove, iako one prolaze jedna od druge,ali još uvijek nisu iste. Uredski rad je proces izravnog stvaranja dokumenta i organiziranje rada s njim: daljnja pretraga, pohrana i kontrola kretanja.
Naime, proces kretanja je ono što se obično naziva cirkulacija dokumenata: od trenutka stvaranja ili primitka dokumenta do kraja rada s njom.
Taj se posao kontrolira, kao takav, taj proces, koji se zove klerikalni rad.
Službeno, ova terminologija zvuči malozastrašujuće, au velikim poduzećima obilje papirnatih dokumenata i izgleda za povlačenjem puno problema, i velikih i malih. I to je ono što čini čak i najkonzervativniji vođe prevesti svoje papire u elektroničkim tračnice, koji pokrivaju cijeli proces „i iz”.
No, ispostavilo se da je to u zemljamapost-sovjetski prostor nije tako jednostavan! Dugo je vrijeme bilo dobrodošlo elektroničko zapisivanje s jedne strane, s druge strane nije imalo dovoljno pravne snage. Situaciju je uvelike olakšana uvođenjem elektroničkog potpisa, koji je postao jamstvo autentičnosti i točnosti dokumenta.
Ipak, postoje mnoge tehničke poteškoće. Polazeći od neuspjeha softvera i završavajući s internom politikom različitih (osobito privatnih) poduzeća. Uostalom, za ispravnu razmjenu dokumenata u elektronskom obliku, oba partnera bi trebala raditi na taj način, što se u praksi ne događa uvijek.
Zbog toga i zbog konzervativne želje"Sigurno" često se elektronski dokumenti podmiruju na policama u obliku papira. No ipak, znatno su manje. I to, zajedno s automatizacijom stvaranja dokumenta i olakšavanjem kontrole kretanja, čini čitav proces postupka mnogo bržim i stoga učinkovitijim. Osim toga, značajno štedi prostor u sobi.
