Koje su dužnosti tajnika

Da bi se jasno definiraladužnosti tajnika, potrebno je znati o kome točno govorimo. Uostalom, ovaj se post može vidjeti u nekoliko kutova. Poznat je, na primjer, tajnik-referent kao zaposlenik u uredu, glavni tajnik kao čelnik organizacije, državni tajnik kao državni službenik, tajnik kao diplomatska osoba, tajnik glave kao zaposlenik i druge opcije. Najčešće, pozivajući se na ovaj post, to znači zaposlenika koji obavlja poslove (upute) kao direktora poduzeća, kao i pojedinačne upravitelje njegovih strukturnih odjela. Ispada da se službene dužnosti tajnika u ovom slučaju svode na izvršavanje pojedinačnih naloga za rješavanje organizacijskih i tehničkih pitanja.

Ono što tajnik mora znati i mora učiniti

Tajnik mora svakodnevno obavljati sljedeće funkcije:

1. Primanje informacija od podređenih radi prijenosa na nadzornik.
2. Organizirajte upravitelja telefonskih komunikacija. U njegovoj odsutnosti, uzmi informacije, a zatim ih javite upravitelju pozornosti.
3. Primanje i vođenje evidencija telefonskih poruka.
4. Stvoriti uvjete za normalan rad glave: pratiti potrebu za uredskom opremom i uredskom opremom.
5. Pomoć u organizaciji proizvodnjesastanaka i sastanaka. Dostaviti sudionicima datum, mjesto i vrijeme događaja. Prikupiti potrebne materijale, osigurati prisutnost prisutnih i voditi zapisnik sastanka.
6. Za obavljanje uredskog rada u poduzeću. Da bi to učinili, tajnica bi trebala primati, sistematizirati dolaznu korespondenciju i proslijediti je upravi. Zatim na temelju nametnute vize za prijenos dokumenata izvršiteljima na popisu. Dužnosti tajnika također uključuju kontrolu nad tijekom, vremenom i ishodom njihovog izvršenja.
7. Izvršite rad na tiskanju i reprodukciji dokumenata.
8. Organizirajte prijem posjetitelja šefa tvrtke i, ako je moguće, stvorite uvjete za brzo rješavanje problema.

Da bi ispunili ove naizgled jednostavne zadatke tajnika, zaposlenik bi trebao znati:

• cjelokupni sastav uprave poduzeća i njegovih strukturalnih podjela;
• čarter, osoblje i strukturu poduzeća, njegov profil, razvojne perspektive i specijalizaciju;
• normativni dokumenti za uredno obavljanje uredskog rada;
• pravila o korištenju sredstava uredske opreme i komunikacija;
• pravila BTW, OT, protupožarne i industrijske sanitarne usluge;
• pravila organizacije rada na radnom mjestu;
• normativnih i zakonskih akata, naloga, rezolucija, naloga za planiranje, računovodstvo i upravljanje kvalitetom obavljenog posla.

Specifičnost službenika

Ako je to specifičniji, uskispecijalizacija, situacija je nešto drugačija. Uzmi, na primjer, službene dužnosti uredničkog tajnika. U naslovu položaja jasno je definiran aspekt izvedenog posla. Obično u svakom poduzeću već postoji službena uputa, u kojoj su naznačeni smjerovi stručnjaka u evidenciji. Ako nema takve upute, onda je bolje stvoriti. Da biste to učinili, upotrijebite vodič za kvalifikaciju koji ima približne uzorke. Nakon toga, standardna verzija mora biti finalizirana za određenu organizaciju, uzimajući u obzir specifičnosti i interne značajke. Općenito, dužnosti tajnika-službenika moraju se jasno pratiti na tri glavna područja:

1. Radite s korespondencijom. Prijem, obrada na suvremen način i pravodobno slanje.
2. Pravilno održavanje unutarnje dokumentacije.
3. Registracija, strogi obračun i prijenos dokumenata u arhivu za čuvanje.

Značajke rada referenta

U nekim poduzećima, poputpost koji uključuje širok raspon odgovornosti: od "help desk" do "assistant director". Takav stručnjak mora imati širok spektar znanja i dobru zapovijedanju situacije. Službene dužnosti tajnika novinara blago se proširuju u vezi s povećanjem ovlasti. Općenito, to je uobičajeni posao tajnika, ali riječ "referent" čini neke dodatke standardnom popisu. Konkretno, tajnik recenzent može samostalno primati posjetitelje o određenim pitanjima. Posjeduje li određene informacije, on je u stanju donositi vlastite odluke. Pored toga, referent obavlja odgovornu zadatku čelnika u pogledu gospodarskih aktivnosti organizacije (poduzeća). Ponekad je tajnik-referent odgovoran za održavanje upravljanja osobnim dokumentima. To se vrši samo kada ukupna količina posla omogućuje izvršavanje dodatnih poslova.